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使い物にならないGoogleAppsの連絡先

使い物にならないGoogleAppsの連絡先

GoogleAppsでGmailを使用する場合、連絡先と言われるものが複数あり非常に難解な仕組になっている。

さらに、複雑にさせるのが、共有連絡先の更新や、「連絡先の共有を有効」にする設定変更は、変更後に適用されるまで24時間くらい要し確認に時間がかかる。

連絡先先と呼べるものは3種類あり、それぞれ特徴がある。
①ユーザプロフィール ②共有連絡先 ③個人連絡先


①②はドメイン全体で、共有連絡先を有効にすることで利用可能

設定は以下の通り

管理者画面>連絡先>共有設定>連絡先の共有>連絡先の共有を有効にする

ドメインのプロフィールのみを表示する:Appsのユーザアカウント情報が表示される。
ドメインの共有の連絡先のみを表示する:共有連絡先のみが表示される。
ドメインのプロフィールとドメインの共有の連絡先の両方を表示する:両方表示

①②③は特徴が、便利なようで、問題も多い


①ユーザプロフィール
アカウントを作成すると、これも作られる。 しかし残念なことに姓名の情報しか登録できない。

②共有連絡先

会社名、役職等もあるが、何故か画面からは登録できず、GoogleContactAPIを利用して、スクリプトからメンテナンスする不思議な連絡先。


③個人連絡先
一般ユーザが自由に登録する。




さて、ここでシステム管理者が、社内ユーザの連絡先を管理したいとなった時どうするか?

CSVで配布して、各社員の個人連絡先にインポートしてもらうか?

もちろん、それが一番簡単だけど、社内にはPCに疎い社員も大勢いて、全員にそれを定期的に行ってもらう等は、まさに夢物語だ。

ということでユーザ任せは選択肢としては有り得ない。




では、管理者が一括して管理する方法はあるか?

これがまた色々と問題を抱えて、どれも正解とは言えない・・・


①ユーザプロフィールだけを利用して、姓名に部署名を入れる

姓名しか項目は無いが、もう割り切って以下のように登録する。

姓:大阪
名:太郎 営業一部

しかし、以下のような問題が残る。

問題A:名と部署名の間に、半角ブランクを入れると英語環境だとシステムに自動判定され姓名が逆に表示されたりする。
→これは全角を入れれば解決する。

問題B:メール送信時の、送信者に部署名が入る。
→これは、各個人設定で変更可能だが、管理者が一括で変更する術がない

問題C Appsグループや、Apps関連の物を利用する際に、姓名があれば、ありとあらゆる場所に「部署名」まで表示されることになる。

うーん・・・


②共有連絡先に「姓名+部署名」で登録する。

共有連絡先は姓名が分かれてないので、姓名+部署名でも問題無い、また役職等の項目あり活用できる。

一見、うまくいくようだが・・・

問題A:この機能は、ドメインの「共有連絡先を有効にする」をONにしないと使えない。 これをONにすると①ユーザプロフィール、②共有連絡先、どちらも有効になる為、連絡先画面で検索した際に、両方表示され、ユーザ視点から見ると「同じ人間が複数でてる!」となる。 
→ユーザ単位で①ユーザプロフィールを連絡先に公開するを非表示にすれば重複しなくなるが、これも管理者で一括には行えない。

但しオートコンプリートの際は、共有連絡先が優先表示され重複しないようだ。

おそらく、これはドメイン外の顧客連絡先等を登録するなどであれば利用できそうな気もするが、色々と中途半端だ。


問題B:Gmailにはチャット機能もある、このチャット相手を登録する際にアドレスを入力するが、このアドレスが個人連絡先に自動登録される(送信相手を連絡先に自動登録するのはGmailのデフォルト設定)。

また不思議なのが、自動登録されたデータは部署名付きなのに、オートコンプリートの際は、部署名がなく、おそらくプロフィール情報が表示されるようになった。

結果として連絡先に同じアドレスが2つになり。 メール作成時のアドレス入力時オートコンプリートで、同じアドレスが複数表示されユーザの誤解を招く。(個人アドレス帳への自動登録はOFFにすることは可能だが、管理者が一括で変更する全てが無い)


結論として、管理者が望む姿を、管理者権限で一括して行うことは不可能だと思う。

(但しGoogleApps導入であれば、導入サポート会社を利用することも多いので、そういう所が様々な管理者ツールを別途用意していて、それで対応できる場合も多い)

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